この度、弊館からのメール発信において一部の皆さまの個人情報漏えいがございました。
対象となる皆さまにはご迷惑をおかけしましたこと、また、日頃弊館をご利用いただいている皆様にもご心配をおかけする事となりますこと深くお詫び申し上げます。
今後こうしたことが起こらないよう、再発防止策の徹底に努めてまいります。
本件の経緯と今後の対応を以下にご報告させていただきます。
2023年6月16日（金）20時47分、過去に弊館主催「大ホールひとりじめ」をご利用された方々（175名）を対象に、同企画の空き枠をご案内するメールを送信する際、本来であればBCCで送信すべきところ、誤って「宛先」に対象となる皆さまのメールアドレスが表示されている状態で送信してしまいました。
同日、担当者が間違いに気づき、6月17日（土）、当該メールをお送りした皆さま宛に、お詫びとともに状況説明のメールを送信しました。併せて、先にお送りしたメールの削除をお願いいたしました。
弊館よりお送りしたメールの宛先に記載されたお客様のメールアドレス
※お客様のお名前、住所等、容易に個人を特定できる情報は含まれておりません。
今後は、メール送信の際、あて先や内容のチェックを複数のスタッフにて実施する事を徹底し、誤送信がないように努めてまいります。併せて、各職員へ個人情報保護ルールの周知と再確認とを図り、個人情報の適正な取り扱いと管理に努めてまいります。
また、今回の事案の発生を受け、再発防止策として、弊社のメールシステムに「メール誤送信警告プラグイン」の導入を実施することとします。さらに外部への一斉メール送信に関し、他の配信先に個々のメールアドレスを知らせることなくメールを送信できる専用システムの導入を検討します。これらにより強固な予防策を構築してまいります。
この度は皆さまに多大なるご迷惑とご心配をおかけしたことを重ねてお詫び申し上げます。
2023年6月19日
ひの煉瓦ホール（日野市民会館）館長 上野 達之